Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Außendienstmitarbeiter mit allen Technologien ausgestattet sind, die sie für eine effektive Arbeit benötigen. Dazu gehört auf jeden Fall die Technologie zur gemeinsamen Bildschirmnutzung, die eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützt. Was genau ist die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen an entfernten Standorten und wie können Sie sie für Ihr Unternehmen nutzen?
Was ist Bildschirmfreigabe?
Die gemeinsame Nutzung des Bildschirms ist die Möglichkeit, das, was auf dem Bildschirm eines Geräts angezeigt wird, mit einem oder mehreren anderen Geräten zu teilen. Dies kann ein nützliches Werkzeug für die Zusammenarbeit sein, Online-Lernenoder Videokonferenzen.
Wenn zum Beispiel ein Mitglied Ihres Teams an einer Umsatzprognose für das kommende Jahr arbeitet, könnte es, anstatt die Ergebnisse der Arbeit an die anderen Teammitglieder zu senden, an einer Telefonkonferenz teilnehmen und die Ergebnisse auf den Bildschirmen der anderen Teilnehmer anzeigen. Auf diese Weise könnte Ihr Team eine aktive Diskussion führen und Fragen zu den Daten stellen.
Einige Anwendungen für die gemeinsame Nutzung des Bildschirms verhalten sich zwar anders als Fernzugriffstechnologie und es den Betrachtern nicht erlauben, mit den dargestellten Informationen zu interagieren, bieten die RealVNC-Screen-Sharing-Dienste eine Reihe von Lösungen, die für alle Benutzer geeignet sind. RealVNC-Benutzer können nicht nur entfernte Bildschirme anzeigen, sondern auch auf entfernte Systeme zugreifen und diese steuern. In diesem Artikel konzentrieren wir uns jedoch nur auf die Bildschirmfreigabe für die Fernanzeige.
Was sind die Vorteile der gemeinsamen Nutzung des Bildschirms aus der Ferne?
Bevor Sie eine Software kaufen oder sich bei einem Dienst anmelden, der die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen ermöglicht, sollten Sie sich ein umfassendes Bild von den Vorteilen machen, die die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen für Ihr Unternehmen mit sich bringt.
Wenn Sie die Vorteile der gemeinsamen Nutzung von Bildschirmen kennen, können Sie Ihre Entscheidung für diese Technologie in voller Kenntnis der Sachlage fällen.
1. Bessere Zusammenarbeit und Produktivität
Wenn Sie Mitarbeiter haben, die aus der Ferne arbeiten, möchten Sie die Zusammenarbeit verbessern und die Produktivität steigern.
Das Senden einer Datei an andere Teammitglieder ist ein statischer Schnappschuss der Arbeit, die sie gerade verrichten, und fördert nicht gerade die Zusammenarbeit. Die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen ermöglicht es Ihren Teams, Probleme gemeinsam und in Echtzeit zu lösen, und kann die Produktivität steigern.
Nehmen wir zum Beispiel an, ein Teil Ihres Marketingteams arbeitet an verschiedenen Standorten. Der Verantwortliche für Ihre neue Kampagne möchte seine Ideen mit anderen teilen. Mit der Bildschirmfreigabe können sie Änderungen vornehmen, wenn andere Teammitglieder sie vorschlagen. So können Sie sowohl Zeit als auch Geld sparen.
2. Online-Lernen
Die berufliche Entwicklung spielt in den meisten Unternehmen eine wichtige Rolle. Natürlich wirft das Lernen vor Ort logistische und finanzielle Probleme auf. Die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen macht die Welt kleiner und ermöglicht es jedem, der den Bildschirm des Lernanbieters sehen kann, an einer Sitzung teilzunehmen.
Die Teilnehmer können in Echtzeit Fragen stellen, während der Anbieter Informationen von seinem Gerät aus weitergibt. Die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen kann dazu beitragen, den Lernprozess zu optimieren und Ihrem Unternehmen Zeit und Geld zu sparen. Es fallen keine Reise- oder Unterbringungskosten an, da die Mitarbeiter von jedem beliebigen Ort aus teilnehmen können.
3. Besserer Kunden-/Kundenservice
Wie Ihre Mitarbeiter können auch Ihre Kunden überall sein. Daher kann der Austausch von Ideen und Informationen mit ihnen problematisch sein, wenn “traditionelle” Methoden verwendet werden.
Die gemeinsame Nutzung des Bildschirms per Fernzugriff vereinfacht den Informationsaustausch und ermöglicht es Ihnen, ihre eigenen Gedanken und Ideen einzubeziehen.
Dies ist ein weiterer Vorteil, der sowohl Zeit als auch Geld sparen kann. Anstatt mit E-Mails “Ping-Pong” zu spielen, um zu einer endgültigen Entscheidung zu gelangen, kann eine Einigung möglicherweise mit nur einer Videokonferenz erzielt werden.
Indem Sie Ihre Ideen oder Produkte über eine Fernverbindung weitergeben, geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, bessere Entscheidungen zu treffen.
4. Kundenbetreuung
Sie werden wissen, dass Kunden manchmal Probleme haben. Sie verstehen vielleicht bestimmte Funktionen eines Softwareprodukts nicht oder haben Probleme mit bestimmten Aspekten eines Ihrer Tools oder Anwendungen (oder sogar mit Ihrer eigenen Website).
Durch die gemeinsame Nutzung des Bildschirms können Ihre Support-Mitarbeiter sehen, womit der Kunde zu kämpfen hat, und eventuelle Probleme schnell diagnostizieren.
Nehmen wir an, ein Kunde hat kürzlich ein SaaS-Produkt bei Ihnen gekauft, kann aber bestimmte Funktionen nicht einrichten. Durch die gemeinsame Nutzung des Bildschirms kann einer Ihrer Mitarbeiter sehen, wo das Problem liegt und den Kunden zu einer erfolgreichen Lösung führen. Im Vergleich dazu kann eine mündliche Beratung über ein Telefonat viel mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Herausforderungen der gemeinsamen Bildschirmnutzung
Wie jedes neue Tool oder Verfahren kann auch die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen einige Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere in der Anfangsphase der Implementierung.
Wenn Sie diese Herausforderungen im Voraus kennen, können Sie sich darauf vorbereiten und sie schnell und einfach abmildern oder bewältigen.
1. Eingefrorene Bildschirme
Dies kann ein häufiges Problem bei der gemeinsamen Bildschirmnutzung sein. Die Ursache ist in der Regel entweder eine langsame Verbindung oder eine unzureichende Bandbreite.
Sie sollten sicherstellen, dass alle Teilnehmer an der gemeinsamen Bildschirmnutzung über eine ausreichende Bandbreite sowie eine stabile und starke Internetverbindung verfügen. Eine weitere Ursache für dieses Problem können andere Programme oder Anwendungen sein, die Bandbreite verbrauchen. Die Teilnehmer sollten alle unnötigen Programme schließen, um dies zu vermeiden.
2. Audio-Probleme
Informationen zu sehen ist schön und gut, aber wenn Sie nicht hören können, was der Vortragende sagt – oder relevante Punkte diskutieren können – dann ist der Prozess ineffizient.
Audioprobleme können durch minderwertige Mikrofone, minderwertige Soundkarten oder veraltete Audiotreiber verursacht werden. Sie sollten vor jeder Screen-Sharing-Sitzung einen Audiotest durchführen, um sicherzustellen, dass alle Komponenten auf dem neuesten Stand sind und korrekt funktionieren.
3. Farbe
Ein weiteres Problem, das aufgrund veralteter Treiber oder ähnlicher Probleme auftreten kann, ist eine schlechte Farbdarstellung auf dem gemeinsamen Bildschirm. Dies kann von Verzerrungen bis hin zur Sättigung reichen, was die Qualität der Sitzung beeinträchtigen kann.
Wie bei Audioproblemen sollten Sie überprüfen, ob alle Treiber auf dem neuesten Stand sind. Sie können auch überprüfen, ob die Farbprofile auf den Computern aller Teilnehmer übereinstimmen.
4. Flackernder Bildschirm
Es gibt kaum etwas Schlimmeres als einen Bildschirm, der während einer Screen-Sharing-Sitzung ständig flackert.
Dies ist zwar ein weiteres Problem, das durch eine schlechte Verbindung oder eine unzureichende Bandbreite verursacht werden kann, aber es kann auch auf andere Faktoren zurückzuführen sein. Eine Hauptursache kann sein, dass die Teilnehmer unterschiedliche Versionen der Software für die Bildschirmfreigabe verwenden. Stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Team die neueste Version der Software auf seinen Geräten installiert hat.
Wie funktioniert die Bildschirmfreigabe?
Bei der Bildschirmfreigabe kann ein Gerät (der Absender) ein Spiegelbild seines Bildschirms mit einem anderen Gerät (oder mehreren Geräten) teilen, unabhängig vom Standort. Je nach verwendeter Software und Browsertyp können Sie wählen, was Sie teilen möchten: ein geöffnetes Fenster, eine geöffnete Anwendung oder Ihren gesamten Bildschirm.
Mit spezieller Software oder Anwendungen kann der Absender jede Art von Datei oder Anwendung freigeben. Sie müssen sicherstellen, dass jede von Ihnen verwendete Anwendung zur Bildschirmfreigabe über eine Form der Datenverschlüsselung verfügt, insbesondere wenn Ihr Unternehmen mit sensiblen Daten arbeitet, um sich vor Cyberangriffen zu schützen.
Verbinden über RDP
Wenn Sie Microsofts RDP verwenden, können Sie die Bildschirmfreigabe ganz einfach mit der Anwendung Microsoft Teams realisieren. Sie müssen nur diese Anweisungen befolgen:
- Wenn Sie einen Anruf oder eine Besprechung starten, sehen Sie oben im Fenster Anrufoptionen.
- Oben rechts in diesem Fenster gibt es eine Schaltfläche “Inhalte teilen”, wählen Sie diese aus.
- Das System wird Sie dann fragen, welches Fenster oder Programm Sie freigeben möchten.
- Wenn Sie sich für die gemeinsame Nutzung eines Bildschirms entscheiden, geben Sie Ihren gesamten Desktop frei und können zwischen geöffneten Fenstern wechseln.
- Wenn Sie sich für die gemeinsame Nutzung eines Programms entscheiden, wird nur dieses Programm für andere Teilnehmer freigegeben.
- Wenn die Sitzung beendet ist, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche “Freigabe beenden”.
Verbinden mit VNC®
RealVNC Connect ist ein effizienter Weg, um die Desktop-Sharing. Es kann Ihrem Unternehmen zu einer besseren Produktivität und Zusammenarbeit verhelfen, indem es nicht nur den Fernzugriff auf jedes Gerät im System ermöglicht, sondern auch die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen durch Ihre Teams.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Verbindungen zwischen Geräten zu aktivieren:
- Auf dem Gerät, von dem aus Sie senden, sollte VNC Server installiert sein. Alle Teilnehmer sollten ebenfalls entweder VNC Viewer installiert haben.
- Erstellen Sie ein Konto auf der VNC-Website.
- Die Teilnehmer müssen sich anmelden und sollten dann den “Namen” des Computers sehen, von dem sie auf den Bildschirm zugreifen möchten.
- Sie sollten dann auf diesen Namen doppelklicken und dann “Weiter” wählen.
Wie Sie das beste Screen-Sharing-Tool für Ihr Unternehmen auswählen
Wie bei jedem Tool oder jeder Software gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie z.B. VNC und RDP-auf dem Markt verfügbar sind. Wie bei jedem anderen Tool auch, sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen, um zu entscheiden, welches Tool am besten zu Ihnen und Ihren Geschäftsanforderungen passt:
1. Sicherheit
Es ist gut möglich, dass zumindest einige der Daten und Informationen, die Sie weitergeben, sensibler Natur sind, seien es Kundeninformationen oder wichtige Geschäftsdaten.
Das bedeutet, dass Ihr Tool für die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen über ein hohes Maß an Sicherheit und Verschlüsselung verfügen sollte, um Ihre Daten zu schützen und einen unbefugten Zugriff zu verhindern.
2. Kompatibilität
Wenn Sie Außendienstmitarbeiter haben, ist es möglich, dass diese mit unterschiedlichen Geräten und sogar Betriebssystemen arbeiten. Jedes Tool, das Sie auswählen, sollte mit den Geräten und Betriebssystemen kompatibel sein, die Ihre Teams verwenden.
3. Benutzerfreundlichkeit
Sie möchten nicht viel Zeit damit verbringen, alle Ihre Teammitglieder für die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen zu schulen. Ein intuitives und benutzerfreundliches Tool mit einer leicht verständlichen UI (Benutzeroberfläche) ermöglicht es Ihren Teams, mit der gemeinsamen Nutzung von Bildschirmen sofort loszulegen.
4. Qualität
Einige technische Probleme, wie z.B. eine geringe Bandbreite, sind zwar unvermeidbar (aber lösbar), aber Sie möchten nicht jedes Mal, wenn Sie das Tool verwenden, damit konfrontiert werden. Achten Sie darauf, wie gut ein Tool funktioniert, und stellen Sie sicher, dass es sowohl Video- als auch Audioqualität bietet.
5. Erschwinglichkeit
Natürlich spielt für die meisten Unternehmen auch das Budget eine Rolle. Es macht wenig Sinn, in ein teures Tool zu investieren, wenn Sie es nicht oft benutzen werden.
Schauen Sie sich an, wie oft das Tool genutzt werden wird und, was vielleicht noch wichtiger ist, wie viel Sie dadurch von persönlichen Besprechungen oder Schulungen einsparen können.
Die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen ist ein ideales Werkzeug für moderne Unternehmen
Wenn Sie die richtige Lösung für die gemeinsame Bildschirmnutzung oder den Fernzugriff wählen, wird Ihr Unternehmen davon profitieren.
In der modernen Arbeitswelt arbeiten immer mehr Teammitglieder entweder aus der Ferne oder in gemischten Teams. Die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen ist eine Möglichkeit, Teamwork und Zusammenarbeit über (manchmal große) Entfernungen hinweg aufrechtzuerhalten.
FAQs zur gemeinsamen Bildschirmnutzung
Wie kann ich die Bildschirmfreigabe starten?
Wenn Sie mit der gemeinsamen Nutzung von Bildschirmen beginnen möchten, müssen Sie Ihr bevorzugtes Tool, wie z.B. RealVNC Connect, installiert haben und sicherstellen, dass alle Betrachter über die erforderliche Software verfügen, um die Bildschirme zu sehen, die Sie freigeben möchten.
Ist die gemeinsame Bildschirmnutzung sicher?
Die gemeinsame Bildschirmnutzung ist so sicher wie das Tool, das Sie verwenden. RealVNC Connect bietet eine End-to-End-Verschlüsselung und Sicherheit auf Unternehmensniveau, so dass Sie Ihre Bildschirme vertrauensvoll mit Ihren Teams teilen können.
Können Sie Ihren Bildschirm für verschiedene Betriebssysteme freigeben?
Ja, mit Tools wie RealVNC Connect können Sie Bildschirme auf verschiedenen Geräten und über verschiedene Betriebssysteme hinweg gemeinsam nutzen, was die Zusammenarbeit erleichtert.
