Las empresas tienen que asegurarse de que sus trabajadores a distancia están equipados con toda la tecnología que necesitan para hacer su trabajo con eficacia. Eso incluye sin duda la tecnología de pantalla compartida, que favorece una buena comunicación y colaboración. Entonces, ¿qué es la pantalla compartida a distancia y cómo puedes utilizarla para ayudar a tu empresa?
¿Qué es compartir pantalla?
Compartir pantalla es la capacidad de compartir lo que aparece en la pantalla de un dispositivo con otro u otros dispositivos. Puede ser una herramienta útil para el trabajo colaborativo, aprendizaje en líneao videoconferencia.
Por ejemplo, si uno de los miembros de tu equipo estuviera trabajando en una previsión de ventas para el año siguiente, en lugar de enviar los resultados del trabajo a los demás miembros del equipo, podría participar en una teleconferencia y compartir los resultados en las pantallas de los demás participantes. Esto permitiría a tu equipo mantener un debate activo y hacer preguntas sobre los datos.
Aunque algunas aplicaciones de pantalla compartida actúan de forma diferente a tecnología de acceso remoto y no permiten a los espectadores interactuar con la información presentada, los servicios de pantalla compartida de RealVNC ofrecen una gama de soluciones que se adaptan a todos los usuarios. Además de ver pantallas remotas, los usuarios de RealVNC pueden acceder a sistemas remotos y controlarlos. Sin embargo, en este artículo, nos centraremos sólo en la compartición de pantalla para la visualización remota.
¿Cuáles son las ventajas de compartir la pantalla a distancia?
Antes de adquirir un software o suscribirte a un servicio que permita compartir la pantalla, debes tener una idea completa de las ventajas que la compartición remota de pantalla aportará a tu empresa.
Conocer las ventajas de la pantalla compartida significa que cualquier decisión de avanzar con esta tecnología será una decisión informada.
1. Mejor colaboración y productividad
Si tienes personal que trabaja a distancia, querrás promover una mejor colaboración y aumentar la productividad.
Enviar un archivo a otros miembros del equipo es una instantánea estática del trabajo que están haciendo y no fomenta un alto grado de colaboración. Compartir la pantalla permite a tus equipos resolver problemas juntos en tiempo real y puede ayudar a mejorar los índices de productividad.
Por ejemplo, supongamos que parte de tu equipo de marketing trabaja en distintos lugares. El líder de tu nueva campaña quiere compartir sus ideas. Utilizando la pantalla compartida, pueden hacer cambios a medida que otros miembros del equipo los sugieren. Esto puede ahorrarte tiempo y dinero.
2. Aprendizaje en línea
El desarrollo profesional desempeña un papel importante en la mayoría de las organizaciones. Por supuesto, el aprendizaje presencial plantea problemas logísticos y financieros. La pantalla compartida hace del mundo un lugar más pequeño y permite participar en una sesión a cualquiera que pueda ver la pantalla utilizada por el proveedor de aprendizaje.
Los participantes pueden hacer preguntas en tiempo real mientras el proveedor comparte información desde su dispositivo. La pantalla compartida puede ayudar a agilizar el proceso de aprendizaje, además de ahorrar tiempo y dinero a tu empresa. No hay gastos de viaje ni alojamiento asociados al aprendizaje, ya que el personal puede participar desde cualquier lugar en el que se encuentre.
3. Mejor servicio al cliente
Al igual que tu personal, los clientes pueden estar en cualquier parte. Por tanto, compartir ideas e información con ellos puede estar plagado de problemas si se utilizan métodos “tradicionales”.
Compartir la pantalla a distancia simplifica compartir información con ellos y te permite incorporar sus propios pensamientos e ideas.
Esta es otra ventaja que puede ahorrar tiempo y dinero. En lugar de jugar al “ping-pong” con correos electrónicos para llegar a una decisión final, se puede llegar a un acuerdo con una sola videoconferencia.
Al compartir tus ideas o productos mediante un enlace remoto, también estás capacitando a tus clientes para que tomen mejores decisiones.
4. Atención al cliente
Sabrás que los clientes a veces tienen problemas. Puede que no entiendan determinadas funciones de un producto de software o que tengan problemas con ciertos aspectos de una de tus herramientas o aplicaciones (o incluso con tu propio sitio web).
Compartir la pantalla permite a tu personal de asistencia ver con qué está luchando el cliente y diagnosticar rápidamente cualquier problema.
Por ejemplo, supongamos que un cliente te ha comprado recientemente un producto SaaS, pero no es capaz de configurar determinadas funciones. A través de la pantalla compartida, uno de tus empleados puede ver cuál es el problema y guiarle hacia una solución satisfactoria. En comparación, la orientación verbal a través de una llamada telefónica puede llevar mucho más tiempo.
Desafíos de la pantalla compartida
Como ocurre con cualquier herramienta o proceso nuevo, la pantalla compartida puede presentar algunos retos, sobre todo en el periodo inicial de implantación.
Saber de antemano cuáles son esos retos puede prepararte, permitiéndote mitigarlos o afrontarlos con rapidez y facilidad.
1. Pantallas congeladas
Este puede ser un problema común durante la compartición de pantalla. Suele deberse a una conexión lenta o a un ancho de banda insuficiente.
Debes asegurarte de que todos los participantes que comparten pantalla tienen suficiente ancho de banda, así como una conexión a Internet estable y potente. Otra cosa que puede causar este problema son otros programas o aplicaciones que consumen ancho de banda. Los participantes deben cerrar los programas innecesarios para evitarlo.
2. Problemas de audio
Ver información está muy bien, pero si no puedes oír lo que dice el presentador -o discutir los puntos pertinentes-, el proceso es ineficaz.
Los problemas de audio pueden deberse a micrófonos de baja calidad, tarjetas de sonido de mala calidad o controladores de audio obsoletos. Debes realizar una prueba de audio antes de cualquier sesión de pantalla compartida para asegurarte de que todos los componentes están actualizados y funcionan correctamente.
3. Color
Otro problema que puede surgir debido a controladores obsoletos o cuestiones relacionadas es la mala visibilidad del color en la pantalla compartida. Esto puede ir desde la distorsión a la saturación, y cualquiera de ellas puede restar calidad a la sesión.
Al igual que con los problemas de audio, debes comprobar que todos los controladores están actualizados. También puedes comprobar que los perfiles de color de los ordenadores de todos los participantes coinciden.
4. Pantalla parpadeante
No hay nada peor que una pantalla que parpadea constantemente durante una sesión de pantalla compartida.
Aunque éste es otro problema que puede deberse a una mala conexión o a un ancho de banda insuficiente, también puede deberse a otros factores. Una causa importante puede ser que los participantes utilicen versiones diferentes del software para compartir pantalla. Asegúrate de que todos los miembros de tu equipo tienen instalada la última versión del software en sus dispositivos.
¿Cómo funciona la pantalla compartida?
La pantalla compartida funciona permitiendo que un dispositivo (el emisor) comparta una imagen especular de lo que está viendo con otro dispositivo (o dispositivos), independientemente de su ubicación. Dependiendo del software que estés utilizando, así como del tipo de navegador, puedes elegir qué compartir: una ventana abierta, una aplicación abierta o toda tu pantalla.
Utilizando software o aplicaciones específicas, el remitente puede compartir cualquier tipo de archivo o aplicación. Debes asegurarte de que cualquier aplicación para compartir pantalla que utilices tenga alguna forma de encriptación de datos, especialmente si tu empresa maneja datos sensibles, para protegerte de los ciberataques.
Conexión mediante RDP
Si utilizas el RDP de Microsoft, puedes compartir fácilmente la pantalla utilizando la aplicación Microsoft Teams. Sólo tienes que seguir estas instrucciones:
- Cuando inicies una llamada o una reunión, verás las opciones de llamada en la parte superior de la ventana.
- En la parte superior derecha de esa ventana, hay un botón “compartir contenido”; selecciónalo.
- El sistema te pedirá que elijas qué ventana o programa quieres compartir.
- Al optar por compartir una pantalla, estarás compartiendo todo tu escritorio y podrás cambiar entre las ventanas abiertas.
- Si eliges compartir un programa, sólo ese programa se compartirá con otros participantes.
- Cuando termine la sesión, sólo tienes que pulsar el botón “Dejar de compartir”.
Conexión mediante VNC
RealVNC Connect es una forma eficaz de habilitar compartir escritorio. Puede ayudar a tu empresa a conseguir una mayor productividad y colaboración, no sólo permitiendo el acceso remoto a cualquier dispositivo del sistema, sino también compartiendo pantallas entre tus equipos.
Para activar las conexiones entre dispositivos, sigue estos pasos:
- El dispositivo desde el que envías debe tener instalado VNC Server. Los participantes también deben tener instalado VNC Viewer.
- Crea una cuenta en el sitio web de VNC.
- Los participantes deben iniciar sesión y, a continuación, deben ver el “nombre” del ordenador del que quieren acceder a la pantalla.
- A continuación, deben hacer doble clic en ese nombre y seleccionar “Continuar”.
Cómo elegir la mejor herramienta para compartir pantallas para tu empresa
Como con cualquier herramienta o software, hay muchas opciones, como VNC y RDP-disponibles en el mercado. Como harías al elegir cualquier otra herramienta, debes tener en cuenta distintos factores para decidir qué herramienta se adapta mejor a ti y a las necesidades de tu empresa:
1. Seguridad
Es muy probable que al menos algunos de los datos e información que compartas sean de naturaleza sensible, ya sea información de clientes o datos empresariales críticos.
Esto significa que querrás que tu herramienta para compartir pantalla tenga un alto nivel de seguridad y encriptación, que proteja tus datos y evite accesos no autorizados.
2. Compatibilidad
Si tienes trabajadores a distancia, es posible que trabajen con distintos dispositivos e incluso sistemas operativos. Cualquier herramienta que elijas debe ser compatible con los dispositivos y sistemas operativos que utilicen tus equipos.
3. Usabilidad
No querrás dedicar mucho tiempo a formar a todos los miembros de tu equipo sobre cómo compartir la pantalla. Una herramienta intuitiva y fácil de usar, con una IU (interfaz de usuario) fácil de entender, permitirá a tus equipos ponerse manos a la obra con la pantalla compartida.
4. Calidad
Aunque algunos problemas técnicos, como el bajo ancho de banda, pueden ser inevitables (pero solucionables), no es algo que quieras encontrarte cada vez que utilices la herramienta. Fíjate en el rendimiento de una herramienta y comprueba que ofrece vídeo y audio de alta calidad.
5. Asequibilidad
Por supuesto, el presupuesto también influirá en la mayoría de las empresas. No tiene mucho sentido invertir en una herramienta cara si no vas a utilizarla mucho.
Fíjate en cuánto se utilizará la herramienta y, lo que quizá sea más importante, cuánto te puede ahorrar de tener que celebrar reuniones o formación en persona.
La pantalla compartida es una herramienta ideal para la empresa moderna
Si eliges la solución de pantalla compartida o acceso remoto adecuada, tu empresa cosechará los beneficios.
En el lugar de trabajo moderno, cada vez más miembros del equipo adoptan prácticas de trabajo a distancia o híbridas. La pantalla compartida es una forma de mantener el trabajo en equipo y la colaboración a través de distancias (a veces enormes).
Preguntas frecuentes sobre la pantalla compartida
¿Cómo puedo iniciar la pantalla compartida?
Si quieres empezar a compartir pantalla, necesitas tener instalada tu herramienta preferida, como RealVNC Connect, y asegurarte de que los espectadores tienen el software necesario para ver las pantallas que quieres compartir.
¿Es segura la pantalla compartida?
Compartir pantallas es tan seguro como la herramienta que utilices. RealVNC Connect ofrece encriptación de extremo a extremo y seguridad de nivel empresarial para que puedas compartir pantallas con tus equipos con confianza.
¿Puedes compartir la pantalla en diferentes sistemas operativos?
Sí, herramientas como RealVNC Connect te permiten compartir pantallas con distintos dispositivos y a través de diferentes sistemas operativos, lo que facilita la colaboración.
